運営事務の1日を紹介！

9:30 出社

【業務内容】
・清掃
・メールチェック
・当日のスケジュール確認

運営事務では、さまざまな仕事の締め切り日が記載されたスケジュール表が毎月配布されます。出社してメールチェック後はすぐにそのスケジュール表を基に一日の動き方を考え、時間を最大限活用できるよう心掛けています！

10:00 教室サポート業務

私たちは一人3～5教室を担当として受け持ち、その教室のスクールマネージャーと協力しながら、陰から教室運営を支えています。
業務の一つに「月謝の請求処理・入金管理」があります。生徒様一人ひとりの状況を毎日正確に把握することが大切です。自社開発された専用管理ソフトを使いますので覚えてしまえば簡単ですが、間違いがあってはならないことなので、石橋を叩いて渡るつもりで慎重に行っています。早い時間帯でこういったPC業務などを行うことが多いです！

12:50 事務ミーティング

遅番は12:45出社ですので、早番と遅番の全員が揃うこのタイミングでミーティングを行い、その日の業務確認や情報共有を行います。情報を共有しあうことでミスを防ぐことにもつながりますし、この場で注意事項も伝えられるので、毎日メモを片手に参加しています。

※早番／遅番のシフトは、1か月ごとに全員がバランスよく回るように割り振られます。公休含め、シフト希望を出すことももちろん可能です！

13:00 ランチ

休憩はゆっくりと過ごしたいのでお弁当を持ってきたり、当社運営の「福岡薬院タニタ食堂」を利用したりします。(社員は社割有り！)
先輩方に相談をしたり趣味の話で盛り上がったりと毎日楽しみにしている時間です。
会社の近くに美味しいお店もたくさんありますし、コンビニもあるので食事に困ることはありません！

14:00 電話対応

私のいる本部事務局には、入塾を考えている保護者様からのお問い合わせや、通塾されている方からのご連絡など、さまざまなお電話がかかってきます。私たちは普段教室にいるわけではないため、こういった電話対応は保護者様と関われる貴重な機会です。電話を取った私が塾の第一印象になると意識し、できるだけ丁寧で分かりやすい対応ができるよう取り組んでいます。初めは分からないことも多かったのでいつも緊張していましたが、周りの先輩たちが快くフォローしてくれますし、慣れてくると自分の成長も実感できるので楽しいです。

16:00 備品管理

学習塾ですので、子どもたちが楽しく通ってくれるような取り組みがたくさんあります。頑張った生徒にはオリジナルグッズを渡すキャンペーンもあるので、そういったグッズの管理や準備も私たちの仕事です。文房具や日用品など、どんどん新しいグッズが生まれるので、管理している私たちもワクワクします！

また子どもたちが授業で使うテキストも事務で管理しています。全教室分の発注や在庫管理を行うのも私たちの仕事。数十種類のテキストの出庫具合を見ながら発注することは難しいですが、ちょうど良い数で在庫管理できているときは安心します。他にも教科書の改訂に合わせてテキストを入れ替えたり、在庫数と出庫数を見比べながら差異がないか確認したりと地味な仕事もありますが、生徒の学習がここから始まるんだと思うと頑張れます！

他にも、教室や社外でイベントを行うときは、私たちもその事前準備を行います。参加者の名札や名簿をつくったり、教材キットを準備したりなど、当日の運営がスムーズにいくようさまざまなことを想定し準備を行います。当日楽しく参加する子どもたちやスムーズに進んだイベントを間近で見ると、達成感を感じます。

18:00 業務終了

一日の最後には翌日のスケジュールを必ず確認するようにしています。翌日の仕事の流れをイメージし、ちょうど良い業務量であれば終了です。
もし翌日自分が公休であれば、その日も教室運営が上手くいくよう、やり残したことがないか確認したり、周りの事務に翌日の業務のお願いをしたりすることもあります。担当教室制ではありますが、周りとも協力し合えるので安心です。

私たち運営事務の仕事はスムーズな教室運営ができるようにすることです。
そのために常に現場をイメージしながらあらゆる場面を想定し、先を見越して動きます。直接子どもたちに指導する立場ではありませんが、私たちも生徒たちの受験合格や目標達成ため、影ながら動き頑張っています。